Kinh nghiệm tổ chức sự kiện được tích lũy và đúc kết sau nhiều năm tổ chức nhiều chương trình quy mô lớn nhỏ khác nhau. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ đến các bạn những lưu ý về việc tổ chức sự kiện để các bạn có thể thực hiện chương trình một cách thành công và trọn vẹn nhất.
Tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện là tổ chức thực hiện công việc cho một chương trình, sự kiện, từ khi bắt đầu hình thành ý tưởng cho đến khi hoàn thành. Bắt đầu với ý tưởng, kịch bản, thiết kế, xây dựng và tổ chức.
Hoạt động tổ chức sự kiện bao trùm nhiều lĩnh vực: cá nhân, xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông qua các hình thức như roadshow, hội nghị, họp báo, triển lãm, nghi lễ,… nhằm truyền tải’ những thông điệp mà người tổ chức sự kiện muốn công chúng của họ biết đến.
Vai trò của tổ chức sự kiện
Chương trình sự kiện nhằm tạo ra một hoạt động thu hút sự chú ý của đông đảo cộng đồng mục tiêu và sự chú ý của giới truyền thông.
Tổ chức một chương trình sự kiện như một công cụ quảng bá, tiếp thị tin tức về một vấn đề cụ thể mà người tổ chức muốn công bố và phát triển rộng rãi đến mọi người. Doanh nghiệp tổ chức sự kiện nhằm khẳng định tên tuổi, vị thế thương hiệu, tạo uy tín, niềm tin từ khách hàng và tăng doanh số bán hàng của doanh nghiệp.
Kinh nghiệm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Lựa chọn mục đích tổ chức sự kiện
Mục đích của việc tổ chức sự kiện là kết quả mà các nhà đầu tư, đơn vị tổ chức nỗ lực đạt được trong quá trình diễn ra sự kiện. Một sự kiện có thể hướng tới nhiều mục đích khác nhau, những mục đích ưu tiên thường sẽ là:
- Xây dựng, giới thiệu và phát triển hình ảnh công ty, thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ và hình ảnh của nhà đầu tư.
- Cải thiện hoặc thay đổi nhận thức của công chúng về thương hiệu hoặc nhãn hiệu của công ty.
- Tìm kiếm thông tin khách hàng, khảo sát và hỏi ý kiến khách hàng về sản phẩm, dịch vụ.
- Thiết lập mối quan hệ với nhiều khách hàng tiềm năng mới, xây dựng mối quan hệ thân thiết, lâu dài với các đối tác thân thiết.
- Phát triển hiệu quả truyền thông tối đa có thể để chạm đến cảm xúc của khách hàng mục tiêu và văn hóa giao tiếp nội bộ của công ty.
Trước khi tổ chức bất kỳ chương trình nào, đơn vị tổ chức cũng phải xác định mục đích tổ chức chương trình của sự kiện đó nhằm mục đích gì? Bạn muốn truyền tải thông điệp gì qua chương trình đó? Xây dựng nền tảng, nội dung và phương pháp phù hợp nhất.
Đặt thời gian và địa điểm rõ ràng
Để tránh tình trạng chậm trễ, vướng mắc, ban tổ chức cần ấn định thời gian, địa điểm rõ ràng để chuẩn bị kỹ càng. Địa điểm cần phải phù hợp để đáp ứng các nhu cầu về thiết kế sân khấu, số lượng khách mời, sảnh check-in, địa điểm đón trả khách và chỗ đậu xe cho người tham dự. Luôn nghiên cứu địa điểm, tìm hiểu ưu nhược điểm và có được thông tin đầy đủ trước khi lựa chọn.
Người tổ chức sự kiện cần chú ý xem những thay đổi không nhất quán về thời tiết, khí hậu tại địa điểm diễn ra sự kiện có ảnh hưởng và có thực sự phù hợp với ý tưởng của chương trình hay không.
Việc quyết định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện cũng dựa trên loại sự kiện, đối tượng tham gia sự kiện và tiềm năng của nhà cung cấp:
- Đầu năm: thường xuyên tổ chức hội nghị, hội thảo, dạ tiệc, ra mắt sản phẩm mới phục vụ đầu mùa tiêu dùng.
- Giữa năm: các sự kiện gây quỹ, sản phẩm dịch vụ phù hợp, phù hợp với thời điểm,…
- Cuối năm: cảm ơn, tổng kết, tiệc cuối năm,…
Xây dựng kịch bản và timeline
Xây dựng kịch bản sự kiện chi tiết là kim chỉ nam giúp sự kiện diễn ra theo quy trình cụ thể, suôn sẻ, chuyên nghiệp và đạt được mục tiêu mong muốn.
Kịch bản bao gồm:
- Kịch bản chung: Với nội dung chính của các hoạt động sẽ diễn ra trong chương trình. Cùng với đó là dòng thời gian chi tiết thể hiện rõ ràng thời gian của từng suất diễn.
- Kịch bản MC: Kịch bản MC chi tiết với các câu văn được trau chuốt kỹ lưỡng. Nội dung ấn tượng để thu hút sự chú ý của khán giả.
- Kịch bản âm thanh và ánh sáng: Âm thanh và ánh sáng là hiệu ứng rất quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến cảm xúc của người xem. Vì vậy, cần có kịch bản cho đội ngũ kỹ thuật tương ứng với nội dung chính diễn ra trong sự kiện.
Liệt kê các hạng mục có trong sự kiện
Tổ chức một chương trình sự kiện có rất nhiều hạng mục mà chúng ta cần phải chuẩn bị. Việc xác định được các thành phần cấu thành nên chương trình sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và thực hiện các công việc cho từng hạng mục một cách hiệu quả. Ban tổ chức chương trình cũng không bỏ sót bất kỳ bước nào của chương trình.
Việc tổ chức và cân nhắc những hạng mục cần thiết cho sự kiện cũng quyết định quy mô, tính chất của chương trình. Ngân sách hoạt động cho từng hạng mục cũng được quyết định khi người dẫn chương trình xem danh sách đó là một phần của sự kiện.
Thiết kế hình ảnh quảng cáo cho sự kiện
Một chương trình sự kiện thành công phải mang lại cảm xúc mạnh mẽ, bất ngờ cho khách mời, truyền tải thông điệp đến khách hàng một cách ấn tượng nhất. Mục đích của mỗi chương trình sự kiện khi được tổ chức là mang đến một thông điệp cụ thể cho khán giả. Những người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ biết cách làm cho chương trình trở nên đặc biệt vào đúng thời điểm và sử dụng những thông báo phù hợp để tạo điểm nhấn. Từ sự sáng tạo độc đáo cùng màu sắc hài hòa và thông điệp rõ ràng đã tạo nên sức hút đối với khách hàng ngay từ khi bước vào cổng tham dự sự kiện.
Lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện
Thông điệp truyền thông là những gì bạn muốn truyền tải tới khán giả mục tiêu, chủ đề của chương trình, tin tức, sự kiện. Mỗi thông điệp được tạo ra cần phải có đầy đủ các yếu tố như sức hấp dẫn, nội dung chương trình,… và điều quan trọng nhất của một thông điệp đó là tạo được hành động.
Khi tạo thông điệp kế hoạch truyền thông cho một sự kiện, bạn phải chú ý tìm hiểu những hiểu biết sâu sắc của nhóm công chúng mục tiêu. Vị trí đặt thông điệp phải đảm bảo các tiêu chí: thông điệp phải ngắn gọn, thông điệp phải dễ nhớ, thông điệp phải khác biệt với slogan.
Phân công công việc cho từng nhân viên
Để cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp nào hoạt động hiệu quả, mang lại năng suất cao thì bắt buộc phải thực hiện quá trình phân công nhiệm vụ cho từng người. Điều này cũng đúng khi tổ chức các chương trình sự kiện. Khi các hạng mục công việc được phân công rõ ràng, tiến độ công việc sẽ được hoàn thành nhanh chóng hơn, chất lượng công việc sẽ được nâng cao vì người được giao có trách nhiệm hoàn thành và tham gia vào công việc đó.
Đồng thời, thông qua việc phân công công việc, nhiệm vụ, nhân viên trong cơ quan, tổ, đội có cơ hội được thử thách khả năng của mình và nghĩ ra nhiều ý tưởng mới để xây dựng nên những chương trình sự kiện ấn tượng, độc đáo, thu hút nhiều người tham gia.
Dự toán ngân sách
Trong hoạt động tổ chức sự kiện, dự toán ngân sách là việc chuẩn bị, xây dựng danh sách tất cả các hạng mục, trên cơ sở đó mọi sự phát triển có thể được điều phối theo một quy trình cụ thể để tạo nên một chương trình thành công. Để tránh gặp phải những khó khăn, thậm chí là những rủi ro không đáng có, người chịu trách nhiệm thực hiện phải liệt kê và tính toán thật kỹ.
Sau khi thống nhất được kịch bản chương trình, quy mô và số lượng người tham gia, doanh nghiệp cần đặt ra ngân sách phù hợp để có thể sử dụng dịch vụ và chất lượng chương trình dựa trên chi phí đó.
Xây dựng kế hoạch dự phòng và quản lý rủi ro
Để chương trình sự kiện được thành công và trọn vẹn nhất, người tổ chức chương trình cần lường trước những rủi ro tiềm ẩn. Hãy tìm hiểu cách xử lý và có kế hoạch dự phòng. Tránh để chương trình rơi vào trạng thái bị động. Trong một số trường hợp không may xảy ra sự cố, có vấn đề thì bạn phải nhanh chóng sử dụng phương án hai. Nó sẽ giúp chương trình diễn ra liền mạch và không ảnh hưởng đến tâm trạng của người tham dự.
Thuê tổ chức sự kiện
Thuê công ty tổ chức sự kiện sẽ tiết kiệm được thời gian, sức lực và công sức so với việc doanh nghiệp tự tổ chức. Bạn chỉ cần nêu rõ yêu cầu, mong muốn đạt được mục tiêu sau khi tổ chức chương trình, các vấn đề còn lại sẽ do đơn vị tổ chức quản lý.
Hợp tác với đơn vị tổ chức sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí. Ban tổ chức sẽ cung cấp báo giá trọn gói với tất cả các hạng mục diễn ra trong chương trình. Doanh nghiệp sẽ không phải lo lắng về việc phát sinh thêm chi phí.
W88Event – Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hàng đầu
Với hơn 10 năm hoạt động trong ngành tổ chức sự kiện, sở hữu đội ngũ nhân viên hơn 50 nhân viên trẻ, chuyên nghiệp, năng động,… W88 Event sẽ là sự lựa chọn tốt nhất cho các đối tác kinh doanh của bạn khi tìm kiếm dịch vụ.
W88Event chuyên tổ chức đa dạng các sự kiện như hội nghị, hội thảo, lễ khai trương, lễ khánh thành, lễ ra mắt sản phẩm mới, tiệc cuối năm, lễ thành lập công ty, tổ chức sự kiện teambuilding…
Dù là bất kỳ sự kiện nào, công ty tổ chức sự kiện W88Event luôn đáp ứng hoàn hảo mọi yêu cầu khắt khe của khách hàng về quy mô, trang thiết bị, ý tưởng, nội dung, ngân sách của tổ chức… Đối với công ty tổ chức sự kiện W88Event , sự hài lòng của chủ doanh nghiệp và người tham dự là giá trị khác biệt mà công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp W88Event mang đến cho mọi sự kiện.
Thông tin liên hệ:
- Văn phòng đại diện: 5 Ng. 76 Đ. Trung Văn, Trung Văn, Từ Liêm, Hà Nội
- CN Hồ Chí Minh: 491/1KL Đ. Lê Văn Sỹ, Phường 12, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh
- Email: w88event@gmail.com
- Website: w88event.com
Trên đây là tổng hợp thông tin về kinh nghiệm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mà bạn có thể tham khảo. Hi vọng bài viết này đã mang đến cho bạn những thông tin hữu ích!
