Về quản lý nội bộ, cơ quan, tổ chức phải có những quy định chung để cá nhân, người làm việc cho cá nhân, tổ chức thực hiện theo sự chỉ đạo của các văn bản này, bảo đảm cho cơ quan hoạt động này có hiệu quả, dưới sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, tổ chức, phù hợp với quy định của pháp luật. luật. Vì vậy, vấn đề lưu hành nội bộ cũng như vấn đề văn bản lưu hành nội bộ được quy định theo từng cơ quan, tổ chức nhưng trên cơ sở tuân thủ các quy định của pháp luật.
Lưu hành nội bộ là gì?
Lưu hành nội bộ là vấn đề phát sinh khi cơ quan, tổ chức sau khi được thành lập phải hoạt động để điều hành, kiểm soát quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức. Việc quản lý lưu lượng nội bộ hợp lý sẽ giúp thúc đẩy hoạt động của các tổ chức, doanh nghiệp cũng như tạo ra hiệu quả trong việc thực hiện công việc và vận hành thiết bị.
Công việc nội bộ của cơ quan, tổ chức được điều chỉnh theo quy định của pháp luật cũng như quy định nội bộ của công ty. Để quản lý cơ cấu nhân sự cũng như phương thức điều hành hoạt động của các cơ quan, tổ chức của mình, các cơ quan, tổ chức này phải có văn bản thống nhất cho các cơ quan mình để toàn bộ công ty có thể tuân thủ các quy định này, trong đó có cả phương hướng hoạt động. hoặc các quy định xử lý các vấn đề phát sinh….
Quản lý nội bộ có thể được hiểu là việc cơ quan thiết lập một cơ chế quản lý để các cơ quan có thể đồng bộ hóa hoạt động của mình. Để thiết lập cơ chế quản lý cần có văn bản lưu hành nội bộ. Các văn bản lưu hành nội bộ có thể hiểu đơn giản là những văn bản thuộc hệ thống văn bản nội bộ điều chỉnh các mối quan hệ ổn định, lâu dài phát sinh trong quá trình tổ chức, quản lý, điều hành, điều hành các hoạt động của công ty nhằm thực thi hoặc thực hiện các quy định của pháp luật cũng như chính sách của công ty.
Các văn bản được phân phối nội bộ theo khái niệm trên được hiểu bao gồm một số văn bản nhất định như: Điều lệ công ty, Quy chế hoạt động, Thỏa ước lao động tập thể, Nội quy lao động… và các văn bản khác do các cơ quan, tổ chức ban hành. được sự đồng ý của người lao động, người sử dụng lao động và các văn bản đó không vi phạm quy định của pháp luật.
Các văn bản lưu hành nội bộ
Điều lệ của doanh nghiệp
Khái niệm điều lệ doanh nghiệp: Đây là văn bản cần thiết đối với mọi doanh nghiệp. Khi thành lập doanh nghiệp phải đăng ký điều lệ với Cơ quan đăng ký kinh doanh, đây là văn bản có giá trị từ thời điểm thành lập cho đến thời gian tồn tại, phát triển cũng như quá trình tạm ngừng hoạt động kinh doanh. trong đó mọi người trong công ty phải tuân thủ các quy định tại Điều lệ công ty.
Vì điều lệ không trái với quy định của pháp luật và đã được đăng ký tại Phòng Đăng ký kinh doanh nên bản chất điều lệ là văn bản cơ bản của công ty, mọi quy định, công ước, thỏa thuận. Mọi hoạt động kinh doanh đều phải lấy điều lệ làm căn cứ và không được trái với điều lệ. Xuất phát từ vai trò quan trọng này của Điều lệ doanh nghiệp, hành thường khi xây dựng Điều lệ, Hội đồng quản trị công ty nên tiến hành soạn thảo Điều lệ một cách chi tiết, rõ ràng hơn, phù hợp với đặc điểm quản trị doanh nghiệp thì càng tốt. quản lý sẽ được. Người quản lý doanh nghiệp dễ dàng và thuận tiện hơn trong việc quản lý hoạt động kinh doanh, điều này nhằm xác định phạm vi quy định và hình thức xử lý khi vi phạm.
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp, doanh nghiệp có nhiều loại, tùy theo đặc điểm của loại hình doanh nghiệp. Khi viết doanh nghiệp cần đưa vào những quy định phù hợp; Cụ thể, điều lệ công ty phải có những nội dung cơ bản như: Tên, địa chỉ trụ sở đăng ký của công ty; tên, địa chỉ chi nhánh, văn phòng đại diện của công ty; Việc kinh doanh; Vốn ủy quyền; tổng số cổ phần, loại cổ phần và mệnh giá của từng loại cổ phần đối với công ty cổ phần… và các hành tin cơ bản khác.
Quy tắc hoạt động
Quy chế hoạt động của doanh nghiệp được hiểu là quy chế riêng của doanh nghiệp, do doanh nghiệp xây dựng nhằm mục đích điều chỉnh các vấn đề liên quan đến đề án, chính sách, tổ chức và hoạt động, công tác nhân sự, phân công, phân công, phân cấp nhiệm vụ của công ty để các phòng ban của nó.
Mỗi công ty đều có những quy định hoạt động riêng, để đảm bảo tính đồng bộ và thống nhất, các quy định này được xây dựng với quy định rõ ràng, minh bạch.
Khi gọi là quy định thì những quy định này phải được áp dụng trong các lĩnh vực liên quan cũng như quy định các thể thức liên quan đến mục đích, đối tượng, phạm vi, nguyên tắc áp dụng và thực hiện. Đặc biệt khi thực thi các quy định cần phân định rõ thẩm quyền, trách nhiệm cho các đơn vị, bộ phận, cá nhân có liên quan để xử lý các hành vi vi phạm quy định.
Đặc thù của các quy định công ty là lưu hành nội bộ, tức là mỗi công ty đều có những quy định riêng nên để xây dựng và ban hành các quy chế hoạt động cần xem xét các yếu tố quy định có phù hợp với quy định của công ty hay không, có phù hợp với quy định của công ty hay không. quy định đảm bảo tính pháp lý, thiết thực khi được ban hành và triển khai trong công ty.
Có thể hiểu, quy phạm pháp luật là quy định được xây dựng trên cơ sở các quy định của pháp luật, tôn trọng và không trái với quy định của pháp luật. Đồng thời, các quy định phải mang tính thực tiễn, tức là các quy định được công bố phải phù hợp với hoạt động của tổ chức trong từng lĩnh vực hoạt động cụ thể. Khía cạnh thực tiễn căn cứ vào tình hình thực tế của công ty (ngành nghề, lĩnh vực hoạt động, đặc điểm loại hình, cơ cấu tổ chức…) để đưa ra những quy định phù hợp.
Thỏa ước lao động tập thể
Ngoài hai văn bản nêu trên nhằm lưu hành nội bộ, thỏa ước lao động tập thể cũng là một phần của văn bản được lưu hành nội bộ.
Về khái niệm thỏa ước lao động tập thể được quy định tại Điều 75 Bộ luật Lao động 2019, theo đó, thỏa ước lao động tập thể là sự thỏa thuận được ký kết hành qua thương lượng tập thể và được các bên ký kết.
Cụ thể, thỏa ước lao động tập thể bao gồm các loại: thỏa ước tập thể công ty, thỏa ước lao động tập thể công nghiệp, thỏa ước lao động tập thể với nhiều công ty và nhiều công ty khác.
Giống như các văn bản nội bộ khác, nội dung thỏa ước lao động tập thể không được trái với quy định của pháp luật và phải bảo đảm quyền, lợi ích của các bên tham gia thỏa ước. Thỏa ước lao động tập thể khác với hai văn bản được ban hành nội bộ ở chỗ nó có lợi cho người lao động hơn so với pháp luật.
Điểm khác biệt so với Thỏa ước lao động tập thể là văn bản này phải được gửi đến cơ quan chuyên môn về việc làm của Ủy ban nhân dân tỉnh nơi đặt trụ sở chính. Đã được UBND tỉnh phê duyệt nhưng vẫn là một trong những văn bản được công ty ban hành nội bộ.
Nội quy lao động
Ngoài thỏa ước lao động tập thể còn có nội quy lao động cũng được lưu hành trong nội bộ. Đây là văn bản yêu cầu người sử dụng lao động ban hành nội quy lao động để phổ biến.
Trường hợp người sử dụng lao động sử dụng từ 10 lao động trở lên thì phải lập nội quy lao động. Cũng giống như thỏa ước tập thể, nội dung của nội quy lao động không được trái với pháp luật lao động và các quy định pháp luật có liên quan và nội dung của nội quy phải bao gồm các nội dung điều chỉnh quan hệ lao động.
